PLNĚNÍ INFORMAČNÍ POVINNOSTI DLE ČLÁNKU 13 GDPR

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI

Kolektory Praha, a.s., se sídlem Praha 9, Pešlova 341/3, PSČ 19000, IČO: 26714124, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 7813 (dále jen „Společnost“) při výkonu předmětu své činnosti zpracovává osobní údaje svých smluvních partnerů (dodavatelů a zákazníků z řad fyzických osob) a kontaktních osob smluvních partnerů a dále pořizuje kamerové záznamy z důvodu zajištění bezpečnosti majetku a osob. Ochrana a zabezpečení zpracovávaných osobních údajů je pro Společnost prioritou. Osobním údajům a jejich ochraně věnuje Společnost proto náležitou pozornost. Z tohoto důvodu v tomto informačním dokumentu informuje subjekty údajů o realizovaných zpracování osobních údajů, o zásadách zpracování osobních údajů dodržovaných ve Společnosti a o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů Společností.

Plnění informační povinnosti

Společnost jako správce zpracovávaných osobních údajů tímto plní vůči subjektům údajů (svým smluvním partnerům, jejich kontaktním osobám a osobám zachyceným na kamerovém záznamu) informační povinnost dle čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

Společnost při výkonu své činnosti zpracovává osobní údaje svých smluvních partnerů a jejich kontaktních osob poskytnuté Společnosti za účelem plnění povinností vyplývajících pro Společnost ze smluv uzavřených ze smluvními partnery.

Společnost zpracovává následující kategorie osobních údajů smluvních partnerů z řad fyzických osob: jméno a příjmení (název), sídlo, korespondenční adresa, IČO, DIČ, bankovní účet, odměna, e-mailová adresa, telefonní číslo, předmět smlouvy a výkaz činnosti (u dodavatelů). Společnost zpracovává následující kategorie osobních údajů kontaktních osob smluvních partnerů: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice u smluvního partnera.

Společnost neposkytuje osobní údaje smluvních partnerů a jejich kontaktních osob žádným příjemcům.

Společnost nepředává osobní údaje smluvních partnerů a jejich kontaktních osob do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

Společnost zpracovává osobní údaje smluvních partnerů a kontaktních osob po dobu trvání smluvního vztahu se smluvním partnerem a následně ještě nejvýše 3 roky po jeho skončení (lhůta odpovídá obecné promlčecí době). V případě, že je pro zpracování některých osobních údajů stanovena právními předpisy lhůta delší (např. daňovými předpisy pro uchování daňových dokladů), jsou tyto osobní údaje zpracovávány po dobu stanovenou právními předpisy.

Společnost nepoužije zpracovávané osobní údaje k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování, ani profilování.

Společnost dále pořizuje kamerové záznamy svých prostor za účelem ochrany svého majetku. Veškeré kamerami snímané prostory Společnosti jsou řádně označeny. Společnost takto zachycuje podobu fyzických osob pohybujících se ve snímaných prostorách Společnosti. Pořizování kamerových záznamů probíhá na základě právního titulu oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti majetku a osob. Kamerové záznamy mohou být Společností v odůvodněných případech předány orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům (pro účely vedení přestupkového řízení), pojišťovnám (jako součást řešení pojistné události) nebo jiným obdobným subjektům, pokud to odpovídá účelu pořízení kamerového záznamu. Kamerové záznamy jsou uchovávány po dobu 3 pracovních dní, v případech řešení incidentu pak po dobu nezbytnou k naplnění účelu. Po uplynutí doby je záznam nenávratně přemazán.

Zásady zpracování osobních údajů ve Společnosti

Při zpracování osobních údajů subjektů údajů (smluvních partnerů a jejich kontaktních osob, osob zachycených na kamerovém záznamu) postupuje Společnost vždy v souladu s níže uvedenými zásadami vyplývajícími ze čl. 5 GDPR.

Společnost se při zpracování osobních údajů subjektů údajů vždy řídí následujícími zásadami:

1. zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti zpracování – osobní údaje subjektů údajů jsou vždy Společností zpracovávány na základě platného právního titulu, korektně a transparentním způsobem – tj. v rozsahu a za účely uvedenými v tomto informačním dokumentu;

2. zásada účelového omezení zpracování – osobní údaje subjektů údajů jsou Společností shromažďovány a zpracovávány výhradně pro určité, v tomto informačním dokumentu výslovně vyjádřené legitimní účely, osobní údaje nejsou Společností zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

3. zásada minimalizace zpracovávaných osobních údajů – Společnost zpracovává osobní údaje pouze v přiměřeném, relevantním a nezbytném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány;

4. zásada přesnosti zpracovávaných osobních údajů – Společnost zpracovává osobní údaje v přesné a v případě potřeby aktualizované podobě, Společnost realizuje rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

5. zásada omezení doby uložení a zpracování osobních údajů – osobní údaje jsou Společností uloženy a zpracovány ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu nikoliv delší, než je nezbytné pro dosažení účelů, pro které jsou zpracovávány;

6. zásada integrity a důvěrnosti zpracovávaných osobních údajů – Společnost zpracovává osobní údaje způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;

7. zaměstnanci Společnosti a členové představenstva Společnosti se při zpracování osobních údajů řídí pravidly a postupy stanovenými v interní směrnici o ochraně osobních údajů včetně bezpečnostních opatření zavedených ve Společnosti k ochraně osobních údajů.

Uplatnění práv subjektů údajů

Společnost tímto informuje subjekty údajů o jejich právu požadovat u Společnosti za podmínek stanovených články 15 až 22 GDPR přístup ke zpracovávaným osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, jejich přenos, omezení jejich zpracování nebo podat proti zpracování osobních údajů námitky.

Uvedená práva je subjekt údajů oprávněn uplatnit: v písemné listinné formě na adrese Pešlova 341, 190 00 Praha 9 nebo v elektronické formě prostřednictvím elektronické zprávy doručené na e-mailovou adresu kolektory@kolektory.cz nebo datové zprávy doručené do datové schránky identifikátor: pybesya.

Společnost taktéž informuje subjekty údajů o právu podat dle čl. 77 GDPR proti zpracování osobních údajů stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo se dle čl. 79 GDPR domáhat soudní ochrany.

Kolektory Praha, a.s.